Inhalt dieses Artikels
Was sich beim Kassenbon ab dem Jahr 2028 ändert
„Bonpflicht abschaffen“ klingt nach weniger Pflichten. Gemeint ist etwas anderes. Der Beleg bleibt, seine Aufzeichnung bleibt, und nachweisen musst du deine Umsätze weiterhin. Was wegfällt, ist der Zwang, jeden Beleg auf Papier zu drucken. Fachlich heißt die heutige Regel Belegausgabepflicht, im Laden heißt das Papier dazu Kassenzettel oder Bon.
Das Bundeskabinett hat den Gesetzentwurf dazu am 23. September 2026 beschlossen. Papierbons sollen ab dem Jahr 2028 der Vergangenheit angehören. Stattdessen soll deine Kundschaft die Quittung digital abrufen können, zum Beispiel per QR-Code auf dem Kassendisplay, per Download-Link oder direkt im Kundenkonto.
Papier verschwindet damit nicht aus dem Laden. Wer weiterhin eine Papierquittung erhalten möchte, hat Anspruch darauf. Nur geschieht das künftig auf ausdrücklichen Wunsch und nicht mehr bei jedem Kauf von allein. Der einzelne Papierbon bleibt also möglich, er wird zur Ausnahme. Für dich heißt das vor allem: Der digitale Weg muss zuverlässig bereitstehen, der Drucker bleibt der Sonderfall.
Die Bundesregierung rechnet damit, dass sich der jährliche Erfüllungsaufwand für die Wirtschaft um etwa 106 Millionen Euro verringert. Diese Entlastung erreicht dich allerdings nur, wenn dein Ablauf an der Kasse sauber sitzt. Ein halb eingerichteter digitaler Beleg kostet an der Theke mehr Zeit als eine Bonrolle. Einfacher werden soll der Verkaufsalltag für Händler und ihre Kunden gleichermaßen, und beide merken das erst, wenn der Abruf an der Kasse ohne Nachfragen funktioniert.
Quellen: Bundesregierung zum Kabinettsbeschluss „Digitale Belege statt Papierbons“
Zustimmung wird zur Ausnahme: der Belegweg dreht sich
Elektronische Belege gibt es schon heute. Der Unterschied liegt in der Richtung der Zustimmung. Nach § 6 KassenSichV kann ein Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Heute brauchst du also ein Ja, bevor du digital ausgibst. Nach dem Gesetzentwurf wird der digitale Beleg zum Standard, und das Papier rückt in die Rolle der Ausnahme, die jemand aktiv erbittet.
Die gleiche Norm sagt dir auch, was auf dem Beleg stehen muss: Name und Anschrift deines Betriebs, Datum und Zeitpunkte des Vorgangs, Menge und Art der Leistung, Transaktionsnummer, Entgelt samt Steuerbetrag, die Seriennummern von Kasse und Sicherheitseinrichtung sowie Prüfwert und fortlaufenden Signaturzähler. Lesbar sein müssen diese Angaben auf einem von drei Wegen: für jedermann ohne maschinelle Unterstützung, auslesbar aus einem QR-Code oder enthalten in einer elektronischen Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der QR-Code ist damit keine Marketingidee, sondern eine im Verordnungstext ausdrücklich vorgesehene Form. Wer die Pflichtangaben einer Quittung ohnehin sauber führt, etwa bei der Kleinbetragsrechnung für kleine Beträge, hat hier einen Vorsprung.
Diese Wege zur digitalen Belegausgabe sind im Alltag praxistauglich:
- QR-Code am Kundendisplay: schnell und ohne Dateneingabe, passend für Café, Food-Spot oder Marktstand mit Laufkundschaft.
- Download-Link: sinnvoll, wenn es ohnehin eine digitale Bestellbestätigung oder einen Abholprozess gibt.
- Kundenkonto: gut für Stammkundschaft im kleinen Handel, aber niemals Voraussetzung für den Beleg.
- E-Mail auf Wunsch: möglich, im Bezahlvorgang jedoch langsamer und datenschutzsensibler als ein Code zum Scannen.
Bei der E-Mail lohnt ein zweiter Blick. Frage die Adresse nur freiwillig ab, koppele sie nicht an eine Newsletter-Anmeldung und sammele sie nicht vorsorglich. Datenminimierung und Zweckbindung sind Grundsätze des Datenschutzrechts, und ein Code zum Scannen erfüllt sie leichter als ein Adressfeld an der Kasse. Ob dein Betrieb darüber hinaus einen Datenschutzbeauftragten im Startup braucht, hängt von deinem Geschäftsmodell ab.
Quellen: § 6 KassenSichV, Anforderungen an den Beleg | Bundeszentralamt für Steuern zur digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung
Kassenpflicht ab dem Jahr 2028: zwei Größen, getrennt beobachtet
Neben dem Beleg steht die Kasse selbst im Entwurf. Ab dem Jahr 2028 soll eine Kassenpflicht für Geschäfte ab einem jährlichen Gesamtumsatz von 100.000 Euro gelten. Ausgenommen von der Kassenpflicht sind Steuerpflichtige, die im Jahr Barumsätze unter 12.000 Euro haben. Weitere Ausnahmen sind vorgesehen, etwa für die Besonderheiten landwirtschaftlicher Betriebe und anderer Branchen.
Achte auf den Unterschied zwischen diesen beiden Größen. Der Gesamtumsatz umfasst alles, was dein Betrieb im Jahr einnimmt, auch per Karte, Rechnung oder Shop. Der Barumsatz zählt nur das Bargeld. Ein Onlinehändler mit kleinem Ladenverkauf kann die eine Schwelle längst überschreiten und bei der anderen weit darunter liegen. Beobachte deshalb beide Zahlen quartalsweise und nicht erst im Dezember.
Der Anlass für die Pflicht ist erklärtermaßen die Steuerhinterziehung. In Deutschland gibt es noch etwa 115.000 offene Ladenkassen, deren Umsätze teilweise nicht oder nur handschriftlich erfasst werden. Die offene Ladenkasse wird dadurch nicht pauschal unzulässig, und der Entwurf sieht neben den Schwellen auch Befreiungen vor. Verlässliche Aussagen für Wochenmärkte, Vertrauenskassen oder die Direktvermarktung lassen sich daraus heute aber nicht ableiten.
Praktisch gedacht: Sobald du Personal beschäftigst, viele Barvorgänge hast oder an mehreren Orten verkaufst, trägt ein elektronisches System organisatorisch schon früher. Ein sauberer Tagesabschluss und nachvollziehbare Stornos ersparen dir später Diskussionen mit dem Finanzamt.
Quellen: Bundesregierung zu Kassenpflicht und Ausnahmen
Fünf Prüfpunkte für dein Kassensystem
Ein Kassensystem ist mehr als ein Bondrucker. Es ist der Kern eines nachvollziehbaren Ablaufs, und genau daran solltest du es vor dem Kauf messen. Diese Punkte klärst du am besten schriftlich mit dem Anbieter, bevor ein Vertrag läuft.
| Prüfpunkt | Warum er zählt | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Digitaler Abruf | Der Beleg muss ohne Dateneingabe bereitstehen | Wie wird der Beleg per QR-Code oder Link bereitgestellt? |
| Druck auf Wunsch | Papier bleibt der Anspruch der Kundschaft | Wie schnell lässt sich ein Papierbeleg nachträglich drucken? |
| Export und Aufbewahrung | Daten müssen auffindbar und auswertbar bleiben | Liefert das System die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung? |
| Kassenereignisse | Stornos, Retouren und Tagesabschlüsse müssen nachvollziehbar sein | Wie werden Stornos auf die Ursprungsbuchung bezogen? |
| Ausfallweg | Display, Drucker, Strom und Netz können ausfallen | Welchen Offline- oder Notfallmodus gibt es? |
Zum letzten Punkt eine Warnung aus der Praxis: Der Ausfallweg wird fast immer zuletzt geklärt und fällt dann am ersten vollen Samstag auf. Lege vorher fest, was dein Team tut, wenn das Kundendisplay schwarz bleibt. Schreibe diesen Ablauf in deine Verfahrensdokumentation, zusammen mit der Belegausgabe, den Stornos und dem Tagesabschluss. Das gehört zur Buchhaltung von Tag eins an und nicht in die Woche vor der Betriebsprüfung.
Dein Fahrplan bis zur Umstellung
Die Umstellung lässt sich in vier überschaubaren Schritten vorbereiten, und keiner davon braucht ein neues Kassensystem am ersten Tag.
Erstens, Bestandsaufnahme. Notiere Verkaufsorte, aktuelles Kassensystem, Bargeldablauf und Teamrollen. Schätze Gesamtumsatz und Barumsatz getrennt. Halte fest, wo noch eine offene Ladenkasse im Einsatz ist.
Zweitens, Kundenweg festlegen. Entscheide dich für einen Standard und schreibe die Regel für den Papierdruck dazu. Kläre auch den Fall, dass jemand kein Smartphone dabeihat.
Drittens, Technik und Dokumentation. Frage den Anbieter nach digitaler Belegbereitstellung, technischer Sicherheitseinrichtung, Datenexport und Ausfallmodus. Beschreibe Belegausgabe und Kassenereignisse schriftlich.
Viertens, Team und Ansage. Ein kurzes Briefing genügt: Wann bietest du einen Ausdruck an, wer kontrolliert den Tagesabschluss, wie reagiert das Team bei einer Störung? Eine freundliche Standardansage hilft mehr als ein Aushang.
Setze zum Schluss einen festen Termin, um den endgültigen Rechtsstand mit deiner Steuerberatung abzugleichen. Vieles am Vorhaben ist noch Entwurf: Das Gesetz muss das parlamentarische Verfahren erst durchlaufen, und Detailregeln können sich bis zum Inkrafttreten ändern. Wer schon an der E-Rechnung für Kleinunternehmer gearbeitet hat, kennt das Muster: Die Technik ist selten das Problem, die Ablaufbeschreibung schon.
FAQ zu digitalen Kassenbons
Werden Papierbons komplett abgeschafft?
Nein. Abgeschafft werden soll die Pflicht, jeden Beleg auf Papier auszugeben. Wer eine Papierquittung erhalten möchte, hat weiterhin Anspruch darauf, muss sie aber ausdrücklich verlangen.
Muss die Kundschaft den digitalen Beleg abrufen?
Entscheidend ist, dass dein Betrieb den Beleg bereitstellt. Ob jemand den Code scannt, liegt bei der Kundschaft. Dein Ablauf an der Kasse sollte deshalb nicht davon abhängen, dass jemand zum Handy greift.
Ab wann gilt die geplante Kassenpflicht?
Vorgesehen ist sie ab dem Jahr 2028 für Geschäfte ab einem jährlichen Gesamtumsatz von 100.000 Euro. Für Barumsätze unter 12.000 Euro im Jahr ist eine Ausnahme geplant, weitere Ausnahmen sind angekündigt.
Darf ich für den Beleg eine E-Mail-Adresse verlangen?
Verlangen solltest du sie nicht. Datenminimierung und Zweckbindung sprechen für den Weg ohne Registrierung. Erhebe die Adresse freiwillig und halte sie vom Marketing getrennt.
Was muss mein Kassensystem technisch können?
Es sollte den Beleg digital bereitstellen, auf Wunsch drucken, Daten manipulationssicher speichern und standardisierte Exporte liefern. Frage konkret nach der technischen Sicherheitseinrichtung und der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung.
Fazit
Digitale Kassenbons sind keine Papiersparmaßnahme, sondern ein Anlass, deine Kassenführung einmal gerade zu ziehen. Wer in den kommenden beiden Jahren ein System einführt oder modernisiert, bewertet digitalen Abruf, Papier auf Wunsch, Datenschutz, Export und die geplante Kassenpflicht besser gemeinsam als nacheinander.
Ein Tipp aus der Umsetzung: Schreibe deinen Belegablauf auf eine Seite, bevor du ein System kaufst. Wer den Ablauf erklären kann, erkennt die Lücken schneller als in jeder Produktdemo. Und weil zentrale Punkte noch ein Gesetzgebungsvorhaben sind, prüfe vor verbindlichen Entscheidungen den endgültigen Rechtsstand. Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen.
