Bewirtungskosten absetzen: Regeln, Beleg und 70-Prozent-Grenze

Ein Mittagessen mit der Kundin, ein Kaffee nach dem Pitch, das Abendessen mit dem künftigen Lieferanten: Solche Ausgaben gehören in deine Einnahmenüberschussrechnung, aber eben nicht in voller Höhe. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass du beim Geschäftsessen auch selbst satt wirst, und kürzt den Abzug deshalb pauschal. Wie viel du tatsächlich gegessen hast, spielt keine Rolle.

Ärgerlich ist dabei selten die Kürzung. Teuer wird der Bewirtungsbeleg, auf dem eine Angabe fehlt. Dann streicht die Betriebsprüfung nicht den gekürzten Anteil, sondern die gesamte Ausgabe.

Was als Bewirtung aus geschäftlichem Anlass gilt

Bewirtung heißt, dass du Speisen, Getränke oder Genussmittel reichst, und zwar an Menschen, die nicht zu deinem Betrieb gehören: Kundschaft, Lieferanten, Investorinnen, Bewerber, Pressevertreter. Der geschäftliche Anlass liegt vor, sobald der Kontakt mit deinem Geschäft zu tun hat. Ob am Ende ein Auftrag daraus wird, ist unerheblich.

Nicht darunter fällt die Einladung an Freunde, auch wenn am Tisch über Arbeit gesprochen wird. Ebenso wenig zählt das Essen mit deinen eigenen Mitarbeitenden, denn das ist betrieblich veranlasst und nicht geschäftlich. Diese Unterscheidung klingt nach Haarspalterei, sie entscheidet aber darüber, ob gekürzt wird oder nicht.

Sie entscheidet außerdem über die Buchung. Bewirtung aus geschäftlichem Anlass gehört auf ein eigenes Konto, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben. Wer alles in einen Topf wirft, kann die Kürzung später nicht mehr sauber darstellen und diskutiert dann über den ganzen Posten.

Die 70-Prozent-Grenze und die zwei Wörter dahinter

Die Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Abziehbar sind daraus 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen. Die IHK Region Stuttgart fasst die Folge in einem Satz zusammen: Der Betriebsausgabenabzug ist auf 70 Prozent der Rechnungssumme begrenzt.

Die übrigen 30 Prozent gelten ertragsteuerlich als privat. Du zahlst sie aus versteuertem Gewinn, und daran lässt sich nichts gestalten. Wer das einmal für ein Jahr zusammenrechnet, kalkuliert Einladungen danach anders.

Zwei Wörter in der Vorschrift tragen mehr Gewicht, als sie aussehen: angemessen und nachgewiesen. Angemessen bedeutet, dass die Höhe zum Anlass und zur Größe deines Betriebs passen muss; ein Menü für vierstellige Summen beim Erstkontakt eines Einzelunternehmens ist es nicht. Nachgewiesen bedeutet den Beleg, um den es weiter unten geht. Fehlt eines von beidem, stellt sich die Frage nach der Quote nicht mehr, weil überhaupt nichts abziehbar ist.

Quellen: IHK Region Stuttgart | § 4 EStG

Vorsteuer: hier gelten 100 Prozent

Die Kürzung betrifft nur die Ertragsteuer. Bei der Umsatzsteuer bleibt der Abzug vollständig, und zwar ausdrücklich: Der Vorsteuerabzug besteht, sofern sämtliche Voraussetzungen vorliegen, zu 100 Prozent. Geregelt ist das in § 15 Abs. 1a UStG, der Bewirtungsaufwendungen vom Abzugsverbot für Repräsentationskosten ausnimmt, soweit sie angemessen und nachgewiesen sind.

Praktisch heißt das: Aus einer Restaurantrechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer holst du die Steuer über deine Umsatzsteuervoranmeldung vollständig zurück, obwohl beim Gewinn nur der gekürzte Anteil ankommt. Zwei Quoten auf einer Rechnung, das verwirrt am Anfang. Es ist trotzdem genau so gewollt. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, entfällt dieser Teil, weil du keine Vorsteuer ziehst.

Quellen: § 15 UStG | IHK Region Stuttgart

Der Bewirtungsbeleg: diese Angaben entscheiden

Den Nachweis führst du selbst, schriftlich und zeitnah, mit Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie der Höhe der Aufwendungen. Hast du in einem Restaurant gegessen, gehört die Rechnung des Betriebs dazu. Beim Anlass genügt kein Schlagwort: Ein Vermerk wie Arbeitsgespräch trägt nichts, der Zweck muss aus der Angabe erkennbar sein, also etwa das Projekt oder das Angebot, um das es ging.

Die Rechnung selbst muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen und maschinell erstellt sein. Arbeitet das Lokal mit einer elektronischen Kasse, wird nur ein Beleg anerkannt, den eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abgesichert hat; welche Angaben dieser Beleg trägt, steht in § 6 KassenSichV. Ein handschriftlicher Zettel erfüllt die Anforderung nicht, auch nicht mit Stempel. Genauso wenig genügt eine Position wie Speisen und Getränke, denn die verzehrten Artikel müssen einzeln bezeichnet sein.

Wie viel auf der Rechnung stehen muss, hängt an ihrer Höhe. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, also der Bruttobetrag. Bis 250 Euro gilt die Erleichterung für Kleinbeträge nach § 33 UStDV, darüber kommen Pflichtangaben hinzu:

Die Anforderungen an diese Rechnung hat das Bundesfinanzministerium mit seinem Schreiben vom 19. November 2025 neu gefasst. Es gilt für die Bewirtung im Inland wie im Ausland und behandelt auch digitale und digitalisierte Belege, etwa den Eigenbeleg, der auf eine elektronische Rechnung verweist.

Quellen: BMF-Schreiben zu Bewirtungskosten | § 33 UStDV

Rechenbeispiel: ein Abendessen mit zwei Gästen

Beispiel: Du lädst zwei Geschäftspartner ein, das Restaurant stellt 200 Euro netto in Rechnung. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer kommen 38 Euro hinzu, auf der Rechnung stehen also 238 Euro. Die 38 Euro ziehst du als Vorsteuer vollständig ab. Vom Netto wirken 140 Euro als Betriebsausgabe, 60 Euro trägst du aus deinem versteuerten Gewinn.

Der Unterschied zur ungekürzten Buchung ist in diesem Fall also 60 Euro. Bei einem Dutzend solcher Abende im Jahr wird daraus eine Summe, die in der Jahresplanung auffällt. Wer regelmäßig einlädt, legt sie besser von Anfang an als Kostenblock an, statt sie jedes Mal als Überraschung zu verbuchen.

Abgrenzung: eigene Leute, Geschenke, Verkostung

Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeitende, greift die Kürzung nicht. Solche Aufwendungen sind grundsätzlich voll abziehbar, können beim Empfänger aber Arbeitslohn sein und unterliegen bei Betriebsfeiern eigenen Regeln. Sitzt dagegen ein Geschäftspartner am Tisch, wird die ganze Runde geschäftlich, auch der Teller deiner Angestellten.

Ein Geschenk an einen Geschäftsfreund ist keine Bewirtung. Es hat seine eigene Vorschrift, seine eigene Betragsgrenze und gehört auf ein eigenes Konto. Und wer in seinem Laden Kaffee oder Häppchen anbietet, ohne dass daraus eine Mahlzeit wird, hat je nach Ausgestaltung Werbekosten vor sich und keine Bewirtung. Im Zweifel klärt das eine Steuerberatung schneller als eine Betriebsprüfung.

Woran der Abzug in der Praxis scheitert

• Der Anlass ist zu allgemein notiert, sodass sich der geschäftliche Zweck nicht nachvollziehen lässt.
• Die Namen der Gäste fehlen, oder es steht nur die Firma da, nicht die Person.
• Der Beleg ist handschriftlich ausgefüllt oder stammt aus einer Kasse ohne gesicherte Aufzeichnung.
• Das Trinkgeld taucht nirgends auf dem Beleg auf und lässt sich darum keiner Bewirtung zuordnen.
• Die eigene Unterschrift unter dem Eigenbeleg wurde vergessen.

Alle fünf Punkte sind vermeidbar, und alle fünf kosten jedes Jahr Geld. Am einfachsten löst du das direkt im Lokal: Beleg ausfüllen, bevor du aufstehst. Später erinnert sich niemand mehr an den Anlass, und die Rechnung wandert ohne Angaben in die Belegsammlung.

Häufige Fragen zu Bewirtungskosten

Zählt mein eigener Teller mit?

Ja. Nimmst du selbst an der Bewirtung teil, gehören deine Speisen und Getränke zu den Bewirtungsaufwendungen und werden mit demselben Anteil gekürzt. Du musst die Rechnung also nicht nach Personen aufteilen.

Brauche ich für jeden Kaffee einen Bewirtungsbeleg?

Für Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, etwa Kaffee oder Gebäck bei einem Gespräch im eigenen Betrieb, gilt die Kürzung nicht; sie sind keine Bewirtung im steuerlichen Sinn. Sobald es eine Mahlzeit wird oder du in ein Lokal gehst, brauchst du den Nachweis.

Was gilt bei einem Geschäftsessen im Ausland?

Dieselben Anforderungen. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums gilt für die Bewirtung im Inland und im Ausland. Nur wenn sich eine detaillierte, maschinell erstellte Rechnung dort nachweislich nicht beschaffen ließ, kommt eine Ausnahme in Betracht.

Kann ich den Beleg digital aufbewahren?

Ja. Die Rechnung darf dir digital übermittelt werden, und ein Papierbeleg darf digitalisiert werden. Der Eigenbeleg muss dann digital erstellt oder digitalisiert und elektronisch autorisiert sein; ein Verweis vom Eigenbeleg auf die Rechnung genügt als Verbindung.

Fazit

Bewirtungskosten sind kein kompliziertes Thema, aber ein unversöhnliches. Die Quote selbst steht fest und ist in zwei Sätzen erklärt. Alles, was dich Geld kostet, entscheidet sich am Beleg, und zwar in den Minuten, in denen du noch im Lokal sitzt. Wer sich angewöhnt, Anlass und Namen sofort einzutragen und die Rechnung einzeln bezeichnet zu verlangen, hat das Thema abgehakt. Bei größeren Einladungen, bei Betriebsfeiern mit Gästen und bei Bewirtung im Ausland lohnt vorher eine Frage an deine Steuerberatung oder deine Kammer.

Stand: 27. Oktober 2026